Votre utilisation d'Office 365 est-elle à la hauteur ? Faites le diagnostic

Avant d'effectuer un diagnostic sur vos outils collaboratifs, il est nécessaire de comprendre quelle valeur ajoutée Office 365 peut apporter à votre entreprise et d’identifier les bonnes pratiques à avoir avec cette suite collaborative. Et ensuite, pour savoir si votre utilisation d'Office 365 est à la hauteur, nous vous aidons à faire le diagnostic.

Outil collaboratif Office 365 : ce qu'il peut vous apporter.

La mise en place d’une suite collaborative est souvent prise à la légère et effectuée sans réelle gouvernance associée. En effet, Office 365 comprend beaucoup d’outils différents, et, au même titre que pour tout projet informatique, une gouvernance cohérente pour la mise en place d’une suite collaborative est essentielle. Il est important d’en comprendre les bonnes et mauvaises pratiques afin de savoir si votre projet est réussi. Aussi, pour une mise en place réussie, pensez à mettre en place une feuille de route Office 365.

utilisation d'office 365 team - Smartview

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Une intégration d’une suite collaborative réussie, c’est notamment :

  • Une bonne gestion documentaire : L’intérêt d’utiliser SharePoint est d’avoir une gestion documentaire sécurisée et offrant des fonctionnalités avancées. Trop d’entreprises utilisent un serveur de fichiers classique, ou pire la messagerie comme outil de gestion documentaire.  SharePoint apporte des fonctionnalités permettant d’avoir une gestion documentaire optimisée et sécurisée (versioning des documents, co-édition, workflow de validation, ajout de métadonnées).
  • Une bonne utilisation des canaux de communication pour chaque type de besoin (en fonction de l’audience, de l’urgence, de la valeur contractuelle ou non du message).

Aujourd’hui, dans de nombreuses entreprises, l’email est le canal de communication quasi unique alors que d’autres outils sont plus adaptés dans la plupart des situations.

  • Premier exemple, le cas d’une conversation sans valeur contractuelle où les protagonistes se répondent dans la minute qui suit par retour de mail et génèrent plusieurs dizaines d’emails (exemple : « On mange où à midi ? »). Dans ce cas précis, des outils de messageries instantanés tels que Skype ou Teams seraient beaucoup plus adaptés.
  • Deuxième exemple, un salarié effectue une demande de congés par email à son manager qui doit lui-même faire valider cette demande à son supérieur. Une bonne pratique pour éviter ce cas-là serait de créer un workflow applicatif avec Flow ou avec SharePoint permettant de gérer ce processus de demande de congés.

Une gestion des coûts de licences maitrisée

La gestion des abonnements Office 365 est plutôt complexe (beaucoup d’abonnements, abonnement annuel par défaut, services à la carte, offres différentes selon le type d’entreprise). Afin de maitriser ses coûts de licences, il est essentiel de suivre l’utilisation des outils pour ne pas acheter de services inutilisés et ainsi être au plus proche de l’utilisation réelle des outils.

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Utilisation d'Office 365 : Mesurer ? Pourquoi ? Comment ?

Pour diagnostiquer si votre utilisation d’Office 365 est bonne, une seule manière : la mesure. À l’instar de n’importe quel outil informatique, pour évaluer l’efficacité d’une suite collaborative, il faut mesurer l’utilisation. Les bonnes pratiques définies lors de la gouvernance doivent permettre de définir des indicateurs clés à remonter. Par exemple, on veut que les applications de messagerie instantanée soient utilisées. Dans ce cas, on crée un indicateur mesurant l’évolution de l’utilisation de Skype.

De quels outils je dispose pour effectuer cette mesure ? 2 options s’offrent à vous pour mesurer votre utilisation.

  1. Il existe des outils « clé en main », fournissant une liste d’indicateurs sur l’utilisation d’Office 365. Parmi ceux-ci, on peut citer 365Metrics ou Office 365 Adoption Pack.
  2. Vous pouvez également créer une solution de rapports sur mesure en utilisant des outils fournis dans la suite Office 365 (par exemple Microsoft Graph API pour l’extraction des données, Power BI pour le rendu des indicateurs).

utilisation d'Office 365 - indicateurs

Source - Pixabay Indicateurs

Afficher des indicateurs c’est bien, mais ensuite ?

La mesure doit permettre d'identifier 4 choses : 

  • des groupes champions qui pourront être pilotes sur l’intégration de nouveaux outils.
  • des groupes plus en difficultés qui pourraient avoir besoin de formation sur des outils ou des méthodes en particulier.
  • les économies possibles sur les abonnements souscrits.
  • si la ressource technique à disposition ne sature pas (par exemple le stockage sur OneDrive).

Si votre entreprise rencontre des difficultés lors d’une de ces étapes (mise en place de la gouvernance, réalisation de la mesure, analyse de la mesure, formation), il est essentiel de se faire accompagner par une entreprise spécialisée dans mise en place de l'outil collaboratif Office 365.

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À propos de l'auteur : Damien Celle

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