Les risques et facteurs clés de la collaboration en entreprise

Le risque majeur #1 de la collaboration en entreprise : laisser la messagerie "gérer" la collaboration. 

La collaboration en entreprise : peut-on se passer de la messagerie ? 

Faites une petite expérience à l’occasion : marchez librement sur un endroit plat, sans aucun obstacle, sans aucun risque à l’horizon (un espace vert, une plage, un terrain de sport)… puis fermez les yeux. Essayer de continuer à marcher dans une direction sûre sans ouvrir les yeux. Et comptez. Vous serez surpris de ‘voir’ qu’arrivé(e) à 10-15-20 pas, vous aurez envie d’ouvrir les yeux… ou de vous arrêter.

Maintenant, faites la même chose avec votre outil de messagerie préféré. Fermez-le, continuez à travailler librement et comptez combien d’heures (ou de minutes) vous pouvez vous en passer. Généralement, vous ne tiendrez pas une demi-journée. Pourtant, sauf quelques cas rares, le monde ne va pas s’arrêter si vous ne répondez pas dans l’heure (voire la minute) à vos correspondants.

C’est bien là le désastre qu’a provoqué la messagerie dans son usage en entreprise ; plus qu’un outil de travail (par ailleurs fort simple et pratique), elle constitue pour chaque collaborateur une « drogue dure » difficile à combattre.

La messagerie est devenue la « killer app » parfaite depuis plus de 20 ans !

collaboration en entreprise - messagerie - Smartview Blog

Elle sature les collaborateurs de messages pas toujours pertinents et elle cannibalise leur temps (certains collaborateurs passent plus de 30% de leur temps à lire et écrire des messages ; faites l’expérience de votre côté et mesurez…). Votre temps est précieux, or bon nombre de ces messages ne méritaient pas (vraiment) d’être lus ou écrits. Voyons plus précisément comment cela impacte la collaboration en entreprise :

Elle entraîne un « zapping » permanent

Peu propice à la concentration et à l’échange. Or la majorité des « travailleurs du savoir » (pour reprendre l’expression de Peter DRUCKER) créent de la valeur pour l’entreprise dans un état de concentration sur un sujet donné à un moment donné. L’e-mail empêche généralement d’atteindre ce niveau de concentration, de créer du savoir et de prendre des décisions complexes de haut niveau.

Elle sert d’écran d’accueil, d’agenda, de fil rouge de la journée pour les collaborateurs

Or les collaborateurs ont besoin d’établir leur propre plan d’action pour être efficaces et de prioriser les sujets réellement urgents / importants dans leur agenda. La messagerie les en détourne sans cesse (accentuant l’effet de procras

tination sur les sujets complexes, mais essentiels demandant un vrai effort dans la durée).

Elle est utilisée comme un outil synchrone (en temps réel) alors que c’est un outil asynchrone (différé)

Ajoutez à cela les notifications visuelles (de type pop-up) ou pires, sonores (bienvenue à la fête foraine) et vous êtes totalement sous contrôle de votre e-mail. Imaginez-vous passer la journée à côté de votre boite aux lettres pour voir si le facteur est passé ou passera; c’est exactement ce que nous faisonsavec l’e-mail…

collaboration en entreprise - pop up mail

La messagerie est devenue au fil du temps un véritable problème pour les organisations qui veulent collaborer…

Mais de tous les défauts exposés précédemment, le plus grave c’est que la messagerie empêche l’émergence des autres outils et des bonnes pratiques collaboratives.

En saturant le temps utile des collaborateurs, en leur donnant l’illusion qu’ils « gèrent » des informations et les relations avec un fax, la messagerie empêche l’entreprise de progresser vers une collaboration dont elle a pourtant profondément besoin.

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À propos de l'auteur : Christophe Monnier