Sharepoint Online 2018 : Interface d'administration & Hubsites

Dans cet article, nous allons vous décrire les principales nouveautés Sharepoint Online 2018. Comment s'y retrouver avec la nouvelle interface et quel est le principe de fonctionnement de Hubsites et mieux gérer votre intranet ? Découvrez dès maintenant les réponses à ces questions.

Deux principales nouveautés Sharepoint Online 2018

I. Nouvelle interface d’administration 

La nouvelle interface d’administration centrale de SharePoint dans Office 365 correspond davantage au nouveau visuel de l’expérience Moderne mais, surtout, elle possède de nouvelles fonctionnalités. Il est possible par exemple de visualiser les collections de sites modernes c’est-à-dire les nouveaux sites de communication et d’équipe.

Nouveautés Sharepoint Online 2018 - Interface administrateur

Quel rôle est nécessaire afin de pouvoir accéder à la nouvelle interface d’administration ?

Pour avoir accès à cette nouvelle interface, il vous faut le rôle d’administrateur SharePoint ou être administrateur de votre Tenant Office 365.

Quelles sont les nouveautés apportées dans cette nouvelle interface d’administration ?

Parmi les nouveautés, 3 volets composent désormais la page d’accueil de la nouvelle interface d’administration de SharePoint Online :

  1. Centre de Reporting :  cette partie vous présente l’activité sur SharePoint sous forme de rapports d’activité de 7 à 180 jours sur les fichiers, les pages et les utilisateurs SharePoint. Vous pouvez également obtenir des informations précieuses sur le partage externe et l’utilisation de l’option de synchronisation.
  2. Centre de messagerie : dans cette section, vous pouvez lire les annonces officielles qui concernent les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour dans SharePoint. Cela vous permet de gérer les modifications apportées à venir. Chaque ligne vous donne un aperçu d’une modification et de la manière dont cela peut affecter vos utilisateurs.
  3. Etat d’intégrité des services : cette section vous permet de vérifier que l’état du service SharePoint Online 2018 est correct et d’être notifié s’il rencontre un actif consultatif ou incident.

>> Pour plus d’informations sur un avis ou un incident, cliquez dessus pour ouvrir la page État du Service du centre d’administration d’Office 365.

L’expérience du centre de Reporting permet de connaître les sites les plus visités et le contenu le plus consulté avec une présentation intuitive et graphique. J’adhère personnellement à cette fonctionnalité et je vous invite à la découvrir . 

Menu à gauche :

 Nouveautés Sharepoint Online 2018 - Menus - Smartview

Sur le menu contextuel affiché à gauche, vous retrouverez les informations traditionnellement présentes dans la console d’administration SharePoint Online d’Office 365 concernant la liste des collections de sites.

Dans cette liste (que l’on peut désormais exporter vers Excel), vous retrouvez la quantité d’espace de stockage utilisé par collection de sites, le nom des administrateurs de collection de sites, le modèle utilisé, les dates de dernière utilisation et de création. Il est important de préciser que vous pouvez ajouter des colonnes telle que l’URL, si le site est utilisé par un Office Groupe, le nombre de fichiers chargés dans les bibliothèques (la colonne Fichiers vus ou édités indique les statistiques d’utilisation), les statistiques de consultation des pages de site… Vous pouvez également créer des nouvelles collections de site de type site d’équipe moderne, site de communication moderne ou site classique.

 

Si vous avez un message à diffuser aux administrateurs d’une ou plusieurs collections de site vous pouvez cocher les collections de site concernées et cliquer sur « envoyer un courrier aux administrateurs ».

Nouveautés Sharepoint Online 2018 - Gestion de site

L’option de diffusion d’un message commun aux administrateurs de différentes collections de site censées recevoir la même information, me semble très intéressante et évite d’envoyer le même message à plusieurs reprises aux différents destinataires.

La page des sites supprimés n’est autre que la corbeille permettant de voir les sites supprimés qui sont conservés durant 30 jours. Les mêmes colonnes que celles décrites précédemment sont visibles et cette page permet également de restaurer des sites.

Pour finir la dernière page vous offre la possibilité de paramétrer vos collections de sites, de choisir l’expérience Classique et/ou Moderne de vos expériences utilisateur par collection de sites et enfin, de paramétrer l’autorisation des notifications pour les utilisateurs concernant les mises à jour des News et des documents. De nouvelles fonctionnalités vont venir compléter progressivement cette page.

NB : Pour information cette interface n’est pas complète, les autres fonctionnalités existantes dans l’ancienne interface sont en cours de déploiement. Si vous voulez en savoir plus, je vous invite à consulter l’article réalisé par Mr. Gokan Ozcifci  sur ce sujet.

II. Sites Concentrateurs (Hub Sites) 

Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité de l’intranet qui a pour but de rassembler des sites connexes de différents types (site d’équipe, de communication…) afin de regrouper les actualités et les activités, de simplifier la recherche et de créer une cohésion avec la navigation partagée et l’apparence.

Vous pouvez associer plusieurs sites d’équipe et sites de communication afin de modéliser et promouvoir un intranet qui reflète la façon dont vos collaborateurs s’organisent. Les sites Hub fournissent une structure de navigation, un aspect et une convivialité communs, ainsi qu’une recherche sur les sites associés. Les sites Hub regroupent également les actualités et les activités des sites associés et affichent le cumul sur la page d’accueil du site Hub.

Nouveautés Sharepoint Online 2018 - Sites concentrateurs Hubsites - Smartview 

Un dernier petit rappel : Un site de communication « moderne » est un espace où vous pouvez partager des actualités, présenter un article, un message de diffusion. L’idée d’un site de communication est d’avoir plusieurs éditeurs qui créent et gèrent le contenu et un large public qui lit ce contenu permettant ainsi une meilleure collaboration en entreprise. Cependant, un site de communication n’est pas connecté à un groupe Office 365 contrairement à un site d’équipe moderne.

Les utilisateurs peuvent accéder au site de communication cible s’ils possèdent les autorisations nécessaires.

Prendre rendez-vous - Sharepoint - Office 365

Des questions ou besoin d'informations complémentaires sur ces nouveautés Sharepoint Online 2018? Contactez l'un de nos consultants Office 365, il se fera le plaisir de répondre à vos interrogations.

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À propos de l'auteur : Aïcha KASSIMI