Roadmap BI : 4 étapes pour mettre en place un projet décisionnel

Vouloir conduire une voiture en ayant des problèmes de vue peut s’avérer risqué et dangereux. Piloter son activité sans indicateur, ou presque, l’est tout autant. Porter des lunettes vous permet de réduire le risque d’accident. Disposer d’un outil décisionnel vous permettra d’y voir plus clair sur la situation de votre entreprise et de la maintenir à flot.

Porter des lunettes, au-delà de limiter les risques d’accident, pourra vous permettre de vous différencier. Ce n’est pas pour rien qu’elles sont devenues un accessoire de mode. Pour un outil décisionnel, c’est la même chose, il va vous permettre de vous redonner la vue sur votre activité, et s’il est bien utilisé, il va également vous permettre de prendre l’ascendant sur vos concurrents en vous aidant à mieux vous connaître, à mieux connaître vos clients et à analyser les différentes actions que vous entreprenez.  

Partant de ce constat-là, la mise en place d’un outil décisionnel apparait comme une évidence pour se soigner, mais également pour tirer la quintessence de ses données.

Quelles sont alors les étapes clés de la mise en place d’un projet décisionnel et à prendre en compte lors de l'élaboration de votre roadmap BI ?  C’est ce que je vous propose de découvrir dans cet article.

Roadmap BI : 4 étapes clés pour réussir la mise en place d'un projet décisionnel 

Roadmap BI - Atelier Smartview

#1 - Le choix de la gouvernance

La première étape consiste à définir clairement les objectifs pour l’entreprise ou le service concerné, que ce soit la direction ou les opérationnels pour ensuite instaurer la gouvernance la plus adaptée. Il faut notamment être capable, à travers des ateliers, de répondre à la question suivante :

En tant que chef d’entreprise, manager, opérationnel, quelles sont mes attentes vis-à-vis de ce projet décisionnel ?
    • Pouvoir créer des dashboards simplement et de manière autonome,
    • Être capable de traiter des volumes importants de données,
    • Mieux faire parler mes données,
    • Maîtriser les données et indicateurs qui en découlent en centralisant la BI,
    • Gagner du temps via l’automatisation,
    • Éviter le Shadow BI…

Les réponses vont probablement différer en fonction des interlocuteurs d’une même entreprise, mais il faut être capable de toutes les prendre en considération pour mener une réflexion globale et favoriser, par la suite, l’adoption.

Une fois les attentes et volontés de chacun clairement définies, il est possible de réfléchir à la gouvernance de données que l’on souhaite mettre en place et à la structure.

Ainsi, trois types de gouvernance majeurs sont possibles :  

  • La maîtrise complète de la BI par l’IT avec des données centralisées par l’IT et des rapports qui sont produits de leur côté.
  • Un Self-service intégral, sans IT, avec des métiers/services qui accèdent directement à différentes sources de données.
  • Un Self-service partiel, encadré par l’IT, qui consiste à la gestion des connexions aux données par l’IT (mise en place d’un entrepôt de données, création de datamart, connexion aux données dont la source est difficilement accessible…). L’IT est le garant de la fiabilité des données et de la lisibilité de celles-ci. Les acteurs métiers produisent ensuite les rapports à partir de datamart. 

Il est à noter que ces trois types de gouvernance ne sont pas uniques, et peuvent être déclinés en d'autres types de gouvernance. 

Par exemple, si au sein d’une entreprise disposant d’un service IT, l’une des attentes des utilisateurs métiers est de pouvoir construire des dashboards simplement et de manière autonome, mais qu’en face il y a une direction qui veut garder complètement la main sur la BI, alors, à défaut de mettre en place un self-service BI, il faudra s’assurer d’avoir une certaine réactivité dans la production des rapports par l’IT pour éviter toute frustration des métiers (et shadow BI qui s’en suit). Plusieurs solutions existent comme la mise à disposition de suffisamment de ressources humaines au sein de l’équipe IT pour produire les rapports ou bien le choix d’outils qui facilitent et accélèrent la création de rapports par l’IT. Une autre solution pourrait consister à s’appuyer sur l’excellent relationnel du développeur/consultant/PO/AMOA qui échange avec le métier et qui saura temporiser, prioriser et expliquer les délais en évitant les frustrations des métiers.

#2 - Le choix des outils et de l’architecture globale

La seconde étape réside dans le choix des outils et de l’architecture globale associée. Celle-ci est bien évidemment dépendante des réponses apportées dans la 1re phase et doit permettre de répondre à la question suivante :  

  • Comment dois-je m’outiller pour être en mesure d’apporter de la valeur à mes utilisateurs en répondant à leurs besoins ?

Cette problématique de base va entrainer plusieurs questions sous-jacentes :

  • Quelles vont être mes sources de données ?
  • Quelles vont être les volumétries traitées ? (technologies big data nécessaires ou non, capacité de l’outil de dataviz)
  • Quelles sont les modalités de partage des rapports ? (sur l’outil de dataviz, via un lien partagé, intégré dans un sharepoint ou dans un Intranet, via un PowerPoint…)
  • Quelles fonctionnalités d’analyse sont attendues par les utilisateurs finaux ? (analyse descendante, prévisions, transformation des données par l’utilisateur, types de visuels)
  • Quelles sont mes contraintes techniques ? (Cloud ? Serveur ?)
  • Quelles sont mes contraintes financières ? 

Les réponses à ces questions vont orienter le choix de l’architecture et des outils utilisés. Les choix d’outils pourront par la suite se faire sur la base de démos ou Proof of concept par des consultants neutres ou directement les éditeurs. 

#3 - Définir et mettre en place une stratégie BI

Une fois que la gouvernance et les outils sont choisis, la troisième étape peut démarrer. Il s’agit de mettre en place une vraie stratégie BI qui part de la direction et qui redescend aux opérationnels. Cela doit se traduire par un alignement des indicateurs sur la stratégie et les objectifs de l’entreprise. 

Cette étape se déroule en deux phases :

1. L’identification des objectifs majeurs de l’entreprise avec la définition d’indicateurs associés. Exemple :
  • Être leader sur le marché   Augmenter  les parts de marché  
  • Être reconnu pour la qualité de ses livraisons  Diminuer le % global de produits retournés

Roadmap BI stratégie - schéma 1 identification des objectifs - Smartview

2. La mise en place d’objectifs opérationnels alignés sur les objectifs de la direction et devant donc permettre de faire évoluer les indicateurs stratégiques. Ces objectifs sont déclinés en indicateurs (justificatifs/explicatifs) dont les résultats peuvent entrainer la mise en place d’actions.  Des indicateurs de contribution et de contexte (non actionnables, mais qui permettent de mieux comprendre une situation) peuvent aussi être mis en place même s’il faut bien les distinguer des autres et ne pas les multiplier.

Roadmap BI stratégie - schéma 2 mise en place d'objectifs opérationnels - Smartview

L’alignement des indicateurs est une étape fondamentale dans votre projet décisionnel BI. C’est celle-ci qui va lui donner de la valeur.  

#4 - Favoriser l’adoption

La dernière étape importante (à ne surtout pas oublier dans votre Roadmap BI), au-delà de la mise en place technique, est le processus d’adoption de l’outil. Pour que les outils soient utilisés de manière optimale et que les utilisateurs soient embarqués pleinement dans la stratégie BI de l’entreprise, il est important de mettre en place des actions pour favoriser l’adoption des méthodologies et outils. Celles-ci peuvent différer en fonction de la gouvernance que l’on souhaite adopter, mais il existe tout de même quatre actions de base :

  • Expliquer Expliquer le projet dans l’optique de le valoriser auprès de chaque typologie d’utilisateur. Le discours tenu doit leur permettre de comprendre  quels sont leurs bénéfices lors l’utilisation de l’outil au quotidien.
  • Impliquer Impliquer l’utilisateur notamment en récoltant en amont, ses besoins en termes de fonctionnalités et en travaillant avec lui sur les indicateurs opérationnels de la stratégie BI. L'objectif est de lui faire comprendre la démarche et entrainer chacun vers un même objectif.
  • Former Former l’utilisateur aux outils de restitution des données, mais également aux nouveaux dashboards mis en place pour optimiser l’utilisation des indicateurs.
  • Accompagner Accompagner les utilisateurs une fois que le système décisionnel est utilisé en production. Cela implique de prévoir de la disponibilité pour répondre aux questions sur l’utilisation des outils, la définition exacte des indicateurs, la création des rapports (dans le cadre du self-service…)

Prendre rendez-vous avec un expert business intelligence - Smartview

Des phases qui nécessitent de bien s’entourer 

Pour la réalisation de ces différentes phases, il est important de savoir s’entourer avec des compétences adaptées. Un consultant décisionnel peut notamment vous aider sur l’ensemble de la démarche et dans le choix d'une solution BI adaptée à vos besoins.

Roadmap BI  accompagnement - Smartview

Au-delà d’avoir certaines compétences techniques pouvant répondre à vos besoins sur la mise en place en tant que telle des outils, un consultant décisionnel est avant tout une personne qui saura être de bons conseils sur les différentes étapes du projet décisionnel BI, en particulier :

  • La gouvernance avec une capacité du consultant à mener une réflexion globale à partir du contexte de l’entreprise, de ses besoins, de ses enjeux et de ses contraintes techniques, humaines et budgétaires. Il saura vous guider par les questions qu’il vous posera. Au-delà de son expérience, ce sont ses interventions dans différents contextes qui lui permettront d’être davantage pertinent sur cette problématique.  
  • La stratégie avec une capacité à comprendre et challenger la direction et les opérationnels sur les indicateurs à suivre pour rester majoritairement sur un périmètre d’indicateurs disposant de leviers d’actions. Cette capacité se développe au fil des expériences, mais est avant tout présente dans la philosophie de la société qui vous accompagne. Elle vous poussera à avoir une réflexion globale sur vos indicateurs plutôt que de répondre simplement à un besoin de développement.
  • L’adoption des outils et de la stratégie BI avec une capacité du consultant à vous guider dans les actions à mettre en œuvre et le timing de celles-ci. Il pourra contribuer personnellement à cette étape s’il dispose d’un bon relationnel et sait valoriser le projet. Une personne ayant l’habitude de travailler directement avec les utilisateurs métiers aura très certainement ces qualités.

Des questions ? Besoin d'informations complémentaires ? Contactez un consultant BI, ils sont prêts à répondre à toutes vos interrogations. Ils vous accompagnent pour mettre en place votre projet décisionnel et élaborer avec vous une roadmap BI pour planifier les différentes étapes de sa mise en oeuvre.

 

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À propos de l'auteur : Jérémie AURAND